מסמך שליטה — מערכת קופת רבי יהודה בר עילאי

◎ סקירה כללית

מה זה המסמך הזה ואיך להשתמש בו.

המסמך הזה הוא לוח השליטה שלך — תמונת מצב אחת שמרכזת את כל מה שקורה במערכת הניהול של הקופה. כל פעם שתרצה להבין היכן אנחנו עומדים, מה כבר עובד, מה עוד צריך להיבנות, ומה דורש חיבור חיצוני או תשלום — הכול נמצא כאן.

המערכת היום היא דמו אינטראקטיבי מלא (Front-End) — חוויה אמיתית של כל המסכים, עם נתוני הדגמה. כל מה שמוצג עובד ומדגים את ההתנהלות, אך הנתונים נשמרים מקומית בדפדפן בלבד ואינם מסונכרנים עם שרת או בנק. המעבר ל"תוכנה שעובדת בשטח" מתואר בפרקים 5–8.

💡

איך לקרוא את הסטטוסים בכל המסמך:
בוצע — קיים ועובד בדמו · לייצור — מתוכנן לגרסה האמיתית · צד ג׳ — דורש חיבור לשירות חיצוני · מפתח API — דורש מפתח/הסכם עם ספק

✓ מה כבר נבנה פעיל בדמו

כל הפיצ'רים הקיימים והעובדים כרגע במערכת, לפי מודול.

🏠 מסך ראשי (Dashboard)

מבט-על מיידי

כרטיסי KPI עם מספרים שמטפסים בכניסה (משפחות, בקשות, תרומות, חלוקות, יתרה).

הכנסות מול הוצאות

גרף עמודות ירוק (הכנסות) מול אדום (הוצאות) — בשלוש רזולוציות: החודש · השנה · מצטבר מאז ההקמה.

התראות חיות ("בועות")

פאנל מתעדכן בזמן אמת: תרומות שנכנסות, הוראות קבע, יורצייט, ימי הולדת, שמחות וחגים — עם הצעות ניסוח חכמות.

👨‍👩‍👧 משפחות ובקשות סיוע

תיק משפחה מלא

פרטים, הכנסות/הוצאות הניתנות לעריכה, זכאות, מסמכים חסרים, וסוג תיק (קבוע / חד־פעמי).

מניעת כפל

חיווי "כבר קיבל החודש" על תיקים שקיבלו סיוע, למניעת חלוקה כפולה.

אישור בקשות חכם

אישור מלא או חלקי, עם אופן העברה ותנאים — בדיוק כפי שהמנהל עובד.

🤝 תורמים ו-CRM אסטרטגי

ניהול תורמים

מאגר תורמים, סיווג, הוראות קבע, וקבלות.

תורמי חו"ל ואסטרטגיים

יומן שיחות עמוק + פרטים אישיים/משפחתיים, גלוי לבעל הבית בלבד.

הכנה לשיחה

כרטיס "לפני גיוס" שמרכז פרטי משפחה והצעת פתיחה — ליצירת קירבה מיידית.

💰 הכנסות וכספים

מעקב הכנסות

תיעוד כל תרומה לפי תורם, אמצעי, קמפיין ומטרה.

גרף מגמה אינטראקטיבי

הכנסות 6 חודשים, בצבעי המערכת, עם מעבר עכבר שמציג כל חודש + מד גיוס מול יעד.

תזרים — לפני/אחרי

יתרה זמינה, הוצאות צפויות (משכורות, שכירות, ספקים) ויתרה לאחר ניכוי — כמו במסך בנק.

👷 פעילים ומתנדבים · 📅 יומן אירועים

מודול פעילים

רשימה שמית, תפקידים, מה תחת אחריות כל פעיל ומה לא, ומעקב משימות.

יומן אירועים

ישיבות ועדה, מפגשים עם רבני הקופה, תזמוני קמפיינים ותזכורות.

🛡️ הרשאות, בינה ומסכים נוספים

3 רמות הרשאה

בעלים / מנהל ומזכירות / רואה חשבון — עם סינון תפריט ומסך "אין הרשאה". (פירוט בפרק 3)

"הרובוט" — AI לבעלים בלבד

העוזר החכם נגיש למשה בלבד; הצוות עובד בממשק רגיל ללא חשיפה אליו.

מסכים נוספים

קמפיינים, מתרימים, ארגונים, חלוקות, מסמכים, דוחות, חיפוש חכם, פרטיות ואתר הקופה.

שאלון משוב נפרד

טופס מקוון לאיסוף דרישות ממנהל הקופה, עם שמירה משותפת בענן.

🔑 הרשאות ותפקידים

מי רואה מה — מערכת ההרשאות שכבר פעילה בדמו.

תחום	בעלים (משה)	מנהל / מזכירות	רואה חשבון
משפחות ובקשות סיוע	✓	✓	✕
הכנסות, חלוקות, תרומות, קמפיינים, דוחות	✓	✓	✓
פעילים, אירועים, מתרימים, ארגונים	✓	✓	✕
יומן שיחות תורמי חו"ל (רגיש)	✓	✕	✕
"הרובוט" — כלי ה-AI המתקדם	✓	✕	✕

⚠️

בדמו ההרשאות נאכפות בצד הדפדפן (להמחשה). בגרסה האמיתית האכיפה תהיה גם בצד שרת כך שלא ניתן יהיה לעקוף — ראה פרק 7.

🚧 מה ייבנה בעתיד

היכולות שמתוכננות לגרסה האמיתית (חלקן תלויות בחיבורים שבפרקים 5–6).

יכולת	תיאור	סטטוס
שרת ובסיס נתונים	שמירת נתונים אמיתית ומתמשכת (לא רק בדפדפן), זמינה מכל מכשיר.	צד ג׳
אימות משתמשים אמיתי	התחברות עם שם משתמש/סיסמה והרשאות בצד שרת.	צד ג׳
סנכרון בנקאי חי	יתרות ותנועות שמתעדכנות אוטומטית מחשבון הבנק.	מפתח API
"הרובוט" — AI אמיתי	עוזר חכm שמנתח, מסכם ומנסח — מבוסס מודל שפה.	מפתח API
הודעות אוטומטיות	ברכות, תזכורות והתראות בוואטסאפ / SMS / מייל.	מפתח API
לוח שנה עברי ויורצייט	חישוב אוטומטי של תאריכים עבריים, יורצייט וחגים.	צד ג׳
סליקת תרומות אונליין	קבלת תרומות בכרטיס אשראי ישירות במערכת.	מפתח API
חיבור להנהלת חשבונות	הפקת קבלות רשמיות וסנכרון עם תוכנת הנה"ח.	מפתח API
גיבוי מוצפן אוטומטי	גיבוי לילי מאובטח לשחזור בעת הצורך.	צד ג׳
ייבוא נתונים אמיתיים	העברת כל המשפחות, התורמים וההיסטוריה מהמקורות הקיימים.	לייצור
התאמת טופס קליטה	התאמת שדות תיק המשפחה לטופס הקליטה של משה (ממתין לקובץ ממנו).	לייצור
יומן בתצוגת לוח חודשי	הרחבת יומן האירועים לתצוגת חודש מלאה.	לייצור

🔌 חיבורי צד שלישי

שירותים חיצוניים שצריך לחבר כדי שהמערכת תעבוד בשטח. חלקם כבר בשימוש בדמו.

שירות	למה צריך אותו	עלות משוערת	סטטוס
Cloudflare Pages	אירוח האתר/המערכת (כבר בשימוש לדמו).	חינמי בסיסי	בשימוש
Cloudflare KV	שמירה משותפת בענן (משמש לשאלון המשוב).	חינמי בסיסי	בשימוש
בסיס נתונים (D1 / Supabase / Postgres)	אחסון מתמשך של כל נתוני הקופה.	חינמי–מנוי נמוך	לייצור
שירות אימות (Auth)	התחברות משתמשים והרשאות מאובטחות.	חינמי–מנוי	לייצור
אגרגציה בנקאית (Open Banking)	משיכת יתרות ותנועות מחשבון הבנק.	מנוי / לפי שימוש · דורש הסכם	צד ג׳
Hebcal	תאריכים עבריים, יורצייט וחגים להתראות.	חינמי	צד ג׳
גיבוי מוצפן	גיבוי אוטומטי ושחזור.	מנוי נמוך	לייצור

ℹ️

"עלות משוערת" היא הערכה כללית בלבד ותלויה בהיקף השימוש. תמחור מדויק יינתן בעת בחירת הספקים.

🗝️ מפתחות API ושירותים בתשלום

חיבורים שדורשים מפתח גישה (API Key) ולרוב תשלום לפי שימוש. אלו ה"ברזים" שמפעילים את היכולות המתקדמות.

שירות	מה הוא מפעיל	סוג עלות	הערות
Anthropic Claude API	"הרובוט" — העוזר החכם שמנתח, מסכם ומנסח הודעות.	לפי שימוש (טוקנים)	נשלט במחשב/חשבון של הבעלים בלבד.
WhatsApp Business API או Twilio	ברכות, תזכורות והתראות אוטומטיות בוואטסאפ/SMS.	לפי הודעה + מנוי	דורש אימות עסקי מול הספק.
שירות מייל (SendGrid / Resend)	שליחת מיילים, קבלות ועדכונים.	חינמי בסיסי + לפי נפח	—
ספק סליקה (נדרים פלוס / משולם / כרטיסי אשראי)	קבלת תרומות אונליין בכרטיס אשראי.	עמלת סליקה לעסקה	דורש הסכם סליקה ואימות עמותה.
תוכנת הנה"ח (חשבונית ירוקה / ריווחית)	הפקת קבלות רשמיות וסנכרון חשבונאי.	מנוי חודשי	חיבור דרך API של הספק.
אגרגטור בנקאי	סנכרון בנקאי חי (יתרות ותנועות).	מנוי / לפי שימוש	רגולטורי — דורש הרשאות והסכם.

🔒

מפתחות API הם סודיים ולעולם לא נשמרים בקוד הגלוי. בגרסת הייצור הם יישמרו בצד שרת מאובטח בלבד. בדמו אין אף מפתח אמיתי.

🏗️ מעבר לייצור — מה צריך לקרות

הצעדים שהופכים את הדמו לתוכנה שעובדת בשטח, לפי סדר.

שרת ובסיס נתונים — כדי שהנתונים יישמרו באמת ויהיו זמינים מכל מכשיר.
אימות והרשאות בצד שרת — התחברות מאובטחת ואכיפת ההרשאות שלא ניתן לעקוף.
הקשחת אבטחה — הצפנה, גיבויים, ובקרת גישה למידע הרגיש.
חיבורי הספקים — לפי הצורך: בנק, AI, הודעות, סליקה, הנהלת חשבונות (פרקים 5–6).
ייבוא הנתונים האמיתיים — העברת המשפחות, התורמים וההיסטוריה הקיימים.
הרצה מקבילה ובדיקות — תקופת ביקורת קצרה (ישן + חדש יחד) לפני מעבר מלא.
הדרכה והטמעה — לצוות הקופה ולמשה.

⏱️ לוחות זמנים והערכות

הערכה כנה. שני המשתנים הגדולים: היקף ההקשחה לייצור, ומבנה ונקיון הנתונים האמיתיים.

פיילוט עובד במשרד ~3–6 שבועות

התחברות אמיתית, שרת, הזרמים המרכזיים ונתונים אמיתיים.

העברת כל הנתונים + בדיקה ~ימים עד שבועיים

בהנחה שיש ייצוא מסודר. נתונים מפוזרים/על נייר מוסיפים זמן.

גרסה מלאה ומוקשחת ~2–3 חודשים

אבטחה, גיבויים, חיבורי ספקים וליטוש מלא.

📌

תמחור ולוח זמנים מדויק לייבוא הנתונים יינתנו לאחר בדיקת מבנה הנתונים בפועל.

🔗 קישורים ונכסים

כל הכתובות במקום אחד.

🟢 המערכת (גרסה נוכחית)

kupat-rabbi-yehuda-system.pages.dev

הדמו האינטראקטיבי המעודכן — לשליחה למשה.

🔒 גרסה ראשונה (מוקפאת)

kupat-rabbi-yehuda.pages.dev

הקישור הישן — נשמר כפי שהיה לפני העדכון הגדול.

📝 שאלון המשוב

kupat-yehuda-shealon.pages.dev

טופס איסוף הדרישות ממנהל הקופה.

🎨 מצגת Canva

canva.com/d/kixGMGtoNkljz85

מצגת הצגת המערכת לפגישות.

📖 מילון מונחים

המונחים הטכניים שמופיעים במסמך, בעברית פשוטה.

Front-End / דמו	החלק שהמשתמש רואה ולוחץ עליו. כרגע מלא ועובד, אך ללא שרת מאחור.
שרת ובסיס נתונים	ה"מוח" שמאחורי הקלעים — שומר את הנתונים באמת ומנגיש אותם מכל מקום.
API	"שקע חיבור" בין מערכות — מאפשר לתוכנה שלנו לדבר עם שירות חיצוני (בנק, AI, וואטסאפ).
מפתח API (API Key)	סיסמה סודית שמאפשרת גישה לשירות חיצוני. לרוב כרוך בתשלום לפי שימוש.
אימות (Authentication)	זיהוי המשתמש המתחבר (שם משתמש/סיסמה) והרשאות לפי תפקיד.
הקשחת אבטחה	הגנות שהופכות את המערכת בטוחה לנתונים אמיתיים ורגישים.
הרצה מקבילה	הפעלת המערכת החדשה לצד הישנה לזמן קצר, לוודא שהכול תקין לפני מעבר מלא.